Hampir semua orang pernah mengalami hambatan dalam menjalankan pekerjaan, termasuk pekerjaan di bidang
akuntansi,
keuangan
dan pajak. Hanya saja, ada yang berusaha meminimalkan hambatan sehingga
karirnya terus bertumbuh, dan tak sedikit yang membiarkannya begitu
saja sehingga tanpa disadari beban pekerjaanya semakin berat dan
karirnya pun terhambat.
Apakah hambatan pekerjaan, khususnya akuntansi, bisa dihilangkan
samasekali? TIDAK. Yang bisa diupayakan adalah menjaga agar selalu
berada pada kuantitas dan intensitas yang minimal.
Yang paling penting dalam upaya meminimalkan hambatan kerja adalah
mengidentifikasi sumber hambatan, sehingga solusi yang digunakan
benar-benar mampu mengatasi sekaligus mencegah hambatan yang sama muncul
kembali di kemudian hari.
Hambatan dalam pekerjaan akuntansi ada yang bersumber dari faktor
internal dan
eksternal.
Dari pengalaman penulis pribadi, terutama di tahun-tahun pertama
bekerja, hambatan justru lebih banyak terjadi karena faktor internal,
entah yang disebabkan oleh ketidaksiapan atau kecerobohan yang dibuat
sendiri.
Melalui tulisan ini saya ingin berbagi pengalaman sekaligus tips
ringan dalam mengelola hamabatan-hambatan kerja di wilayah akuntansi,
yang—mudah-mudahan—bisa memperlancar pekerjaan, thus perkembangan karir
dalam jangka panjang.
Kita mulai dengan hambatan-hambatan eksternal.
Meminimalkan Hambatan Eksternal
Yang saya maksudkan dengan “eksternal” dalam hal ini adalah SESUATU
yang berada di luar departemen akuntansi (accounting). Sedangkan
“sesuatu” yang saya maksudkan bisa jadi:
- Orang;
- Department lain;
- Perusahaan lain (vendor dan pelanggan/klien);
- Institusi keuangan (bank misalnya);
- Institusi non-keuangan (kantor Jamsostek misalnya); dan
- Kantor pemerintah (kantor pajak misalnya)
Hambatan eksternal yang paling sering muncul adalah INTERUPSI
(gangguan) dari pihak luar. Jika tak dicegah secara sistematis, maka
tanpa disadari waktu akan habis hanya untuk berurusan dengan pihak luar,
sementara tugas kita sendiri terbengkalai.
Interupsi dari luar, dengan intensitas yang paling rendah sekalipun,
sudah cukup untuk membuat pekerjaan menjadi runyam. Karena pekerjaan
akuntansi memang membutuhkan fokus yang ekstra tinggi, samasekali tak
bisa disambi (multi-tasking).
Bagaimana caranya meminimalkan gangguan dari pihak luar?
Solusi: MINIMALKAN KONTAK dengan pihak luar.
“Meminimalkan kontak” dalam hal ini maksudnya:
- Hanya berhubungan dengan pihak-pihak yang diperlukan (bukan setiap orang)
- Hanya berhubungan untuk urusan accounting (bukan segala urusan)
- Hanya berhubungan pada saat diperlukan (bukan setiap saat)
Rangkaian solusi berikut ini bisa dicoba untuk meminimalkan kontak
sekaligus menekan interupsi dari luar dan meminimalkan hambatan hingga
ke level yang paling rendah:
1. Jauhi Keramaian – Hal paling sederhana yang bisa
dilakukan untuk meminimalkan interupsi adalah menjauhi keramian, yakni
dengan menempati ruangan yang tidak berada di areal dimana banyak orang
berlalu-lalang. Misalnya:
- Front desk yang sering menjadi tempat transitnya tamu perusahaan.
- Ruangan personalia (HR) yang banyak berurusan dengan staff.
- Departemen produksi (untuk manufaktur) dimana banyak staff berlalu-lalang.
Idealnya, accounting office tidak bersebelahan dengan tempat-tempat
yang ramai. Sayangnya lokasi kantor yang ideal seperti ini jarang
tersedia, namun bisa diatasi dengan cara berikut.
2. Tutup Pintu – Terdengar sepele memang. Namun
ruangan yang terbuka lebar, secara psikologis, ‘mengundang’ orang luar
untuk masuk kapanpun mereka mau, bahkan yang tak berkepentingan
sekalipun. Dan itu sangat menganggu fokus kerja di accounting. Agar
tidak terjadi, pastikan pintu ruangan accounting selalu tertutup. Dengan
cara ini orang luar akan enggan masuk, kecuali memang punya kepentingan
yang sangat jelas dan bersifat mendesak. Pada event tertentu (saat sesi
tutup buku misalnya), kalau perlu kunci ruangan dari dalam dan pasang
poster “mohon tidak masuk kecuali emergency” di bagian luar pintu.
“Sudah terisolasi, pintu harus digembok pula. Seperti penjara saja,” mungkin ada yang mikir seperti itu.
Gunakan dinding kaca tembus pandang. Namun usahakan di bagian bawah
menggunakan kaca embun (frozen glass)—setidaknya sampai setinggi dada.
Sehingga staff accounting yang berada di dalam tak merasa terisolasi,
namun tetap tak melihat orang berlalu-lalang di luar ruangan.
3. Buat Jadwal Kontak – Ada saatnya dimana
accounting sendiri membutuhkan pihak luar, sehingga mau tak mau harus
berurusan dengan mereka. Tak bisa dihindari. Namun gangguan bisa
diminimalkan dengan cara membuat PERTEMUAN RUTIN TERJADWAL.
Misalnya:
- Menerima nota/bill dari bagian Receiving atau Front office (bila
dikirim via post/courier), bisa dijadwalkan pukul 9 pagi dan 3 sore
setiap harinya.
- Bertemu bagian penagihan (collection), dijadwalkan pukul 4 sore setiap hari Senin dan Kamis.
- Rekonsiliasi Utang (AP) dengan vendor, bisa dijadwalkan setiap Rabu
pukul 9 hingga 12 siang (jika jadwal pembayaran ke vendor setiap Kamis).
- Berkoordinasi dengan konsultan pajak, bisa dijadwalkan tanggal 30
setiap bulannya (jika jatah konsultasi hanya sekali dalam sebulan)
- Bekerja dengan auditor dari KAP, bisa dijadwalkan sesuai kesepatakan.
- Rekonsiliasi bank loan dengan pihak bank, bayar dan lapor pajak,
bertemu dengan IT consultant (untuk system/software/maintenance), dan
lain sebagainya, juga dibuatkan jadwal pasti.
Buatkan jadwal masing-masing, kirimkan dan minta agar pihak eksternal
mematuhi jadwal yang telah ditetapkan. Jika ada waktu yang tidak
disepakati, bicarakan sampai disepakat dan fix.
Kunci kesuksesan mengurangi gangguan dari mereka adalah dengan
KONSISTENSI. Sebisa mungkin, usahakan agar selalu disiplin dan konsisten
untuk menemui mereka sesuai jadwal. Hindari pertemuan di luar jadwal.
Pada jadwalnya, lakukan pertemuan secepat dan seefektif mungkin. Jangan
sampai terseret atau menyeret persoalan-persoalan lain diluar yang
diperlukan.
Tidak saja menutup celah gangguan di luar jadwal, cara ini juga
menularkan sikap profesional kepada pihak eksternal yang belum
profesional, sekaligus membuat mereka respect terhadap pribadi dan
departemen anda (accounting dept).
4. Jangan Tanggapi Semua Telepon dan Email Masuk –
Di era informasi dan gadget sekarang ini, gangguan luar banyak yang
masuk lewat telepon dan email. Waktu yang digunakan saat mengangkat
telepon mungkin singkat. Yang lama adalah follow up yang harus dilakukan
setelah telepon ditutup. Jalan satu-satunya untuk meminimalkan gangguan
ini adalah dengan cara tidak meladeni setiap panggilan telepon dan
email yang masuk, setidaknya dipilah-pilah mana yang perlu dan mana yang
tak perlu ditanggapi.
Gangguan email di sisi lainnya, sulit dihindari. Pengirimnyapun bisa
bermacam-macam; ada dari atasan, departemen lain, penjaja MLM, group
milis, kolega yang sekedar share cerita lucu, sampai spamers dan
schemers. Belum lagi webmail pribadi yang kadang terasa seperti wajib
dibuka setiap hari. Bayangkan berapa jam waktu tersita hanya untuk buka,
baca dan balas email?
Solusi: Jangan pernah buka webmail pribadi saat berada di kantor,
never ever (kalau merasa harus, bukalah pada saat jam istirahat). Untuk
email kantor, anda bisa terapkan 2 langkah sederhana ini dengan
menggunakan Microsoft Outlook:
- Langkah-1. Buat folder inbox dengan nama “Top Priority” dan “Normal Priority.”
- Langkah-2. Pada “contact” (daftar alamat), pilih contact mana yang
tergolong Top dan mana yang normal priority, lalu set agar email dari
mereka otomatis masuk ke folder masing-masing di atas.
Dengan cara itu, email dari manajemen dan atasan otomatis masuk ke
folder “Top Priority” yang harus di respon dan ditindaklanjuti begitu
selesai dibaca. Email dari pelanggan mengenai A/R juga masuk ke “Top
Priority” dan harus direspon begitu selesai dibaca. Sedangkan email dari
vendor yang menanyakan pembayaran invoice tertentu misalnya, otomatis
masuk ke folder “Normal Priority” yang bisa direspon menjelang akhir jam
kerja. Dan seterusnya.
Meminimalkan Hambatan Internal
Pada awal karir, hambatan kerja lebih banyak bersumber dari faktor
internal. Berikut ini adalah solusi untuk meminimalkan hambatan yang
berasal dari faktor internal.
1. Tingkatkan Kemampuan Teknik Akuntansi – Hambatan
utama yang berasal dari faktor internal adalah: KEMAMPUAN TEKNIK
AKUNTANSI YANG MASIH LEMAH. Kelemahan ini bisa jadi disebabkan oleh
kurangnya pemahaman konsep akuntansi, standar akuntansi dan
undang-undang pajak. Satu-satunya cara meminimalkan hambatan ini hanya
dengan meningkatkan kemampuan teknik akuntansi dan perpajakan.
Solusi: Belajar terus-menerus.
Dengan pendidikan D3 dan S Akuntansi, mestinya sudah menguasai teknik
akuntansi, namun pada kenyataannya tidak selalu demikian. Kabar
baiknya, kelemahan teknik akuntansi bisa dikejar dengan cara belajar
sambil bekerja. Kuncinya: KEMAUAN. Asalkan ada kemuan, banyak cara yang
bisa ditempuh untuk meningkatkan kemampuan teknik akuntansi. Berikut
adalah beberapa opsi yang bisa dilakukan:
- Belajar dari buku – Sebagian besar teknik akuntansi telah
diajari saat kuliah. Sayangnya tak semuanya bisa diserap, ada saja yang
terlupakan atau memang tak paham ketika dosen menjelaskan. Membuka-buka
kembali buku akuntansi (dasar, intermediate, advance) bisa mengingatkan
kembali. Untuk industri spesifik seperti hospitality, tambang atau real
estate, mungkin perlu membeli buku-buku akuntansi khusus untuk industri
tersebut. Membaca buku PSAK dan UU Pajak, wajib.
- Belajar dari workshop dan short course – Untuk mereka yang
kurang serius mengikuti pelajaran di masa perkuliahan, penguasaan teknis
akuntansinya saat bekerja sudah pasti lemah. Saran saya, ambil
short-course atau ikut program PPAk sekalian jika memang belum. Untuk
mereka yang lemah pada perlakuan akuntansi tertentu, bisa ikut workshop
khusus untuk topik tersebut.
- Belajar dari internet – Di era internet sekarang ini, ada
begitu banyak referensi belajar akuntansi dan perpajakan online, bahkan
tak sedikit yang tersedia secara gratis, sehingga yang dibutuhkan hanya
waktu dan kemauan untuk belajar. Carilah website yang menyajikan
tutorial akuntansi dalam format selangkah-demi-selangkah, dan
komprehensif, jangan yang hanya menampilkan definisi satu atau dua
paragraf saja.
- Belajar dari peer-group – Belajar dengan cara diskusi
bareng teman tak kalah bagusnya. Terlebih-lebih di era media sosial
seperti sekarang, manfaatkanlah untuk mendiskusikan kasus-kasus
akuntansi. Dari pengamatan saya pribadi, begitu banyak akuntan senior
yang berkenan berbagi ilmu dan pengalamannya di media sosial.
- Belajar dari pengalaman – Sumber pembelajaran yang kerap
dilupakan adalah pekerjaan akuntansi itu sendiri. Jadikan proses
menjalankan pekerjaan sebagai bagian dari proses pembelajaran. Jangan
sekedar bekerja, ambil pelajaran dari setiap pekerjaan yang dijalankan.
Caranya? Pulang kerja tiba di rumah, habis mandi dan santap malam, coba
diingat-ingat apa saja yang dikerjakan pagi hingga siang hari dan
pelajaran apa yang bisa dipetik dari sana. Kalau perlu buat
catatan-catatan kecil mengenai hal-hal baru yang telah dipelajari dari
pekerjaan.
- Belajar dari atasan – Selain belajar dari menjalankan
pekerjaan sendiri, mereka yang teknik akuntansinya masih lemah juga bisa
belajar dari atasan. Kuncinya: jangan malu untuk bertanya. Yang penting
bertanyanya lihat-lihat situasi dan kondisi—kalau atasan lagi sibuk
jangan tanya dulu, tunggu sampai dia agak senggang. Yang saya tahu,
rata-rata atasan bersedia berbagi ilmu asalkan bisa menempatkan
diri—tanyakan hal yang sungguh-sungguh tak tahu saja, jangan menguji—dan
tahu berterimakasih.
Pilihlah beberapa metode belajar yang dirasa paling sesuai dan efektif.
2. Kelola Pekerjaan dengan Skala Prioritas –
Hamabatan lain dari pekerjaan akuntansi juga sering timbul dari
ketidakmampuan mengelola waktu. Khususnya di perusahaan berskala
menengah dan besar, pekerjaan akuntansi selalu padat. Mereka yang tak
mampu mengelola waktu sudah pasti keteteran—terlihat selalu sibuk namun
banyak pekerjaan yang tak tersentuh. Satu-satunya cara untuk mengatasi
kepadatan pekerjaan adalah dengan membuat skala prioritas.
Jika anda seorang bawahan, skala prioritas mungkin telah diatur oleh
atasan, sehingga tugas anda tinggal mengikuti. Yang terpenting dalam hal
ini, SELALU DISIPLIN mengikuti jadwal dan prosedur pekerjaan yang telah
ditetapkan oleh atasan.
Sedangkan jika berposisi sebagai atasan (atau tak punya atasan), maka
anda lah yang harus menentukan skala prioritas. Masing-masing orang
mungkin punya kiat sendiri. Jika belum punya kiatnya, mungkin anda bisa
mengadopsi teknik sederhana di bawah ini:
- Langkah-1. Klasifikasikan jenis pekerjaan ke dalam 2 kelompok besar,
yakni: Rutin dan Non-Rutin. Sebagian besar pekerjaan di akuntansi
tergolong rutin, sehingga fokus utama ada di kelompok ini. Sedangkan
yang tergolong non-rutin (dadakan) tak mungkin bisa kita jadwalkan.
- Langkah-2. Kelompok Rutin diklasifikasikan lagi menjadi: harian, mingguan, bulanan, semesteran dan tahunan.
- Langkah-3. Alokasikan pekerjaan rutin harian ke dalam 8 jam kerja
yang tersedia dalam satu hari ke masing-masing staff, jangan sampai ada
yang ketinggalan. Sedangkan pekerjaan rutin mingguan, bulanan,
semesteran dan tahunan perlu dibuatkan kalender kerja, tentunya juga
dibuatkan alokasi waktu khusus untuk masing-masing, tentukan juga siapa
yang akan mengerjakan. Yang perlu diingat, harus ada reserve waktu
kosong disela-sela pekerjaan rutin ini yang nantinya bisa digunakan
untuk pekerjaan-pekerjaan yang bersifat non-rutin (dadakan).
Di luar urusan mengalokasikan pekerjaan, yang tak kalah pentingnya
adalah mampu menolak pekerjaan tambahan jika sudah overload. Ketika boss
memberikan pekerjaan dadakan, sementara (team) anda sudah dalam kondisi
overload, anda bisa menunjukan jadwal pekerjaan yang telah ada dan
minta petunjuk mengenai sakala prioritas.
3. Rapikan Arsip – Arsip vital bagi orang
accounting. Hambatan pekerjaan akuntansi kerap disebabkan oleh arsip
yang tidak terkelola dengan baik. Arsip yang rapi dapat mempermudah
sekaligus mempercepat pekerjaan. Sebaliknya, arsip yang berantakan akan
membuat pekerjaan menjadi sulit dan lambat. Bagaimana caranya mengelola
arsip? Silahkan baca “
Cara Mengelola Arsip Akuntansi Agar Rapi dan Efektif.”
4. Jaga Ruangan Tetap Nyaman – Ruangan kerja sudah
seharusnya nyaman. Ruangan kerja yang nyaman tidak mesti yang seukuran
‘President Suite’, yang penting tertata dengan rapi. Ruangan yang tidak
tertata dengan baik bisa menjadi penghambat kelancaran kerja.
Ada type orang yang memiliki kebiasaan menaruh benda apa saja di
dalam ruangan kerjanya. Ini kebiasaan buruk. Ruangan yang penuh sesak,
disamping menimbulkan susana pengap, juga membatasi ruang gerak, bahkan
bisa mempersulit pencarian benda yang benar-benar dibutuhkan untuk
bekerja. Untuk efektifitas, yang ada di dalam ruang kerja (idealnya)
hanya benda yang sunguh-sungguh dibutuhkan.
Saya pribadi pernah berada pada fase dimana kertas (dan benda lain)
yang ada di meja saya, entah mengapa, rasanya semua penting. Sehingga
ruangan kerja saya menjadi lebih mirip gudang percetakan ketimbang
kantor, nggokan kertas numpuk di sana-sini. Tetapi lama-lama saya sadar
bahwa persaan itu hanya ilusi. Pada kenyataannya, tak semua kertas dan
benda itu sungguh-sungguh saya butuhkan. Dan ini lumrah terjadi pada
pegawai accounting pemula.
Jika saat ini anda ada dalam kondisi seperti itu dan mengalami
kesulitan untuk membedakan mana yang dibutuhkan dan mana yang tidak,
gunakan pola pikir di bawah ini:
Benda yang tak pernah disentuh selama seminggu (termasuk kertas kerja/arsip), kemungkinanannya hanya 2:
- Tidak dibutuhkan saat ini – Simpan yang rapi di gudang, ambil ketika dibutuhkan saja; atau
- Tidak dibutuhkan samasekali – Buang ke tong sampah, tak usah ragu.
Kecuali yang sedang dikerjakan, tempat penyimpanan kertas/dokumen hanya 2:
- Di folder/arsip – Untuk kertas yang sudah selesai dikerjakan
- Di tong sampah – Sisanya
Yang pasti,
meja dan laci BUKAN tempat untuk menyimpan kertas/dokumen bagi orang accounting!
Usaha meminimalkan hambatan kerja—baik yang bersumber dari eksternal
maupun internal—takkan ada artinya bila motivasi untuk melakukan itu
rendah. Sehingga di atas usaha-usaha itu, harus dimulai dengan keinginan
yang kuat untuk meningkatkan etos kerja.
Sub-topik di bawah ini mungkin ada manfaatnya.
Meminimalkan Masalah Ala Robot
Sudah menjadi pemahaman umum bahwa, otomatisasi selalu lebih efektif
dibandingkan proses pekerjaan yang dijalankan secara manual. Misalnya:
Laporan Keuangan yang diproses dengan menggunakan
software akuntansi lebih minim masalah dibandingkan yang diproses secara manual.
Pertanyaannya: Mengapa demikian?
Karena otomatisasi adalah ROBOT (kecerdasan artificial), bukan manusia.
Lalu, apa yang membedakan robot dengan manusia, sehingga bisa bekerja lebih efektif (dan minim masalah)?
Pertama, robot mengandalkan LOGIC (strictly logic).
Dalam menjalankan pekerjaan, robot tak pernah menggunakan perasaan,
melainkan hanya mengikuti alur logika yang ditanamkan oleh perancangnya.
Misalnya: Software akuntansi, hanya bekerja mengikuti alur logika yang
dibenamkan oleh programmernya. Sementara manusia kerap menggunakan
perasaan dalam menjalankan pekerjaan, logika yang digunakan terdistorsi
oleh emosi. Akibatnya, judgementnya menjadi bias, sehingga outputnya pun
kerap tidak sesuai dengan yang diharapkan.
Kedua, robot TEGAS (no excuse).
Dalam menjalankan pekerjaannya, robot tak mengenal kompromi, tidak mau
bernegosiasi dan tidak kenal ampun. Kalau salah ya salah, kalau benar ya
benar, tak ada wilayah abu-abu. Kalau harus sekarang yang sekarang, tak
pernah menunda. Misalnya: ketika kita input penerimaan barang ke dalam
software akuntansi, secara langsung (tanpa menunda) software akan
mendebit akun “Persediaan” dan mengkredit akun “Utang” begitu saja tanpa
menunggu kesepakatan. Jika ingin memperbaiki input yang salah, dia
memaksa kita membuat adjustment (bukan mengijinkan kita mengubah input
yang sudah dia simpan). Sedangkan manusia kerap tidak bersifat tegas,
menyisakan ruang kompromi di sana-sini, selalu bisa diajak bernegosiasi,
dan kerap memberi pengecualian-pengecualian.
Ketiga, robot JUJUR APA ADANYA (truthful).
Dalam menjalankan pekerjaannya, robot tak pernah manipulatif, tidak
korup, tidak nyeleweng. Robot tak bisa berpura-pura untuk menyenangkan
pihak lain. Robot juga tak melakukan konspirasi atau politic untuk
memuluskan urusannya. Misalnya: Jika kita memasukan angka 2 juta pada
akun “Persediaan”, disamping secara otomatis memasukkan angka yang sama
pada akun “Utang”, software juga akan secara konsekwen menjalankan
proses klasifikasi ke General Ledger (Buku Besar) dan Neraca dengan
nominal angka yang sama persis seperti yang diinput, tanpa mengurangi
atau menambahi. Sedangkan manusia kadang manipulatif, mengakali,
menggelapkan, menyelewengkan, bahkan tak jarang
berkonsiprasi/berpolitik.
Itulah 3 karakter robot (otomatisasi) yang membedakannya dengan manusia, sehingga kinerjanya selalu lebih efektif.
Ingin memiliki kinerja efektif layaknya otomatisasi/robot? Adopsi karakter robot di atas!
Para executive di perusahaan besar yang memulai karirnya dari nol
rata-rata pernah menjadi seorang manajer yang memiliki kinerja super
efektif. Mereka menjadi demikian efektif karena memiliki 3 karakter
utama di atas (logika murni, tanpa perasaan, tegas, dan jujur apa
adanya).
“Saya nggak mau seperti robot ah, mendingan jadi manusia yang punya
perasaan, bisa diajak berkompromi, bisa diajak bernegoasiasi dan
memiliki sifat memaafkan,” mungkin ada yang berpikir seperti itu.
Pilihan yang SAH. Karena hal ini semacam ‘trade-off’ antara ‘menjadi
SEPERTI robot yang super efektif dalam menjalankan
pekerjaan’-ATAU-‘menjadi manusia yang kerap tidak efektif dalam
menjalankan pekerjaan’.
Saran saya:
AMBIL JALAN TENGAH. Mainkan 3 karakter robot di atas dengan cerdas
(baca: bila mana perlu). Misalnya: Saat jam kerja, gunakan ketiga
karakter itu sepenuhnya (strictly logic, no excuse, truthful). Namun di
luar jam kerja kembali layaknya manusia yang punya perasaan, bisa
berkompromi, bisa diajak berembug dan bisa memaafkan, tanpa mengurangi
kadar kejujuran. Tidak mudah, namun saya jamin bisa. Selamat mencoba.
Hambatan kerja seperti apa yang sering anda hadapi di
wilayah akuntansi, keuangan dan pajak? Bagimana cara anda meminimalkan
hambatan-hambatan tersebut? Sekarang giliran anda menyampaikan pendapat/komentar. Silahkan lewat ruang komentar di bawah ini.
sumber jurnal akuntansi keuangan
